L’intelligenza artificiale sta entrando nelle imprese attraverso strumenti che scrivono contenuti, analizzano documenti, rispondono ai clienti e supportano decisioni. Spesso l’adozione precede la definizione di regole interne: un reparto attiva un servizio, un collaboratore sperimenta un assistente, un software già acquistato introduce nuove funzionalità.

La domanda per la direzione diventa quindi concreta: sappiamo dove viene utilizzata l’AI, quali conseguenze produce e chi ne è responsabile?

Il regolamento europeo sull’intelligenza artificiale, conosciuto come EU AI Act, rende necessario collegare tecnologia, responsabilità e organizzazione. Per un’impresa, affrontare il tema significa comprendere il proprio ruolo e gli obblighi effettivamente applicabili, senza attribuire indistintamente a ogni strumento le stesse prescrizioni.

1. Che cos’è l’AI Act e perché riguarda anche le aziende utilizzatrici

Il riferimento è il Regolamento (UE) 2024/1689, che disciplina l’intelligenza artificiale attraverso un approccio basato sul rischio. Il suo ambito comprende, alle condizioni previste dal testo, fornitori, utilizzatori professionali e altri operatori della filiera. Le regole possono riguardare anche operatori extraeuropei quando ricorrono i collegamenti con il mercato o l’utilizzo nell’Unione previsti dal regolamento. [1][2]

Non è sufficiente affermare che l’azienda “non produce intelligenza artificiale”. Occorre verificare come la utilizza e con quali finalità.

Il primo passo è distinguere un sistema di AI da un normale software. L’articolo 3 richiama un sistema basato su macchine, con livelli variabili di autonomia, capace di inferire dagli input come generare previsioni, contenuti, raccomandazioni o decisioni. La sola presenza di automazioni o regole predefinite non basta, di per sé, a risolvere questa valutazione. [3]

Indicazione operativa: prima di classificare il rischio, descrivere il funzionamento e la finalità del sistema. Un inventario costruito soltanto sui nomi commerciali dei prodotti può omettere funzionalità rilevanti o includere strumenti che non rientrano nel perimetro.

2. Fornitore e deployer: una distinzione che cambia le responsabilità

Il fornitore, o provider, sviluppa un sistema o ne commissiona lo sviluppo e lo immette sul mercato o lo mette in servizio con il proprio nome o marchio. Il deployer utilizza un sistema sotto la propria autorità, al di fuori di un’attività personale non professionale. La filiera comprende inoltre figure come importatori e distributori. [3]

Una società che impiega un sistema acquistato può quindi essere un deployer; una società che fa realizzare un proprio sistema può assumere responsabilità diverse. La valutazione deve riguardare ciascuna applicazione: la stessa organizzazione può ricoprire ruoli differenti per sistemi differenti.

Per i sistemi ad alto rischio, l’articolo 25 disciplina anche situazioni nelle quali un utilizzatore o un altro operatore assume gli obblighi del fornitore: per esempio, modifiche sostanziali o cambiamenti della finalità che rendono ad alto rischio un sistema prima non classificato come tale, alle condizioni indicate dalla norma. [4]

Questo punto merita attenzione nei progetti di personalizzazione. Collegare un modello a nuovi dati, introdurre una diversa funzione decisionale o modificarne l’impiego richiede una rivalutazione: non ogni integrazione cambia automaticamente il ruolo, ma non ogni personalizzazione è neutra.

3. Come valutare il rischio: conta il caso d’uso

L’AI Act distingue pratiche vietate, sistemi ad alto rischio e applicazioni soggette a specifici obblighi di trasparenza. Non tutte le applicazioni ricadono nel regime dell’alto rischio. [1]

Le pratiche vietate includono, entro i rispettivi presupposti e le eccezioni previste, forme di manipolazione dannosa, social scoring e riconoscimento delle emozioni nei luoghi di lavoro. Quest’ultimo presenta eccezioni legate a motivi medici o di sicurezza: non va confuso con una generica analisi del tono di un testo. [5]

La classificazione ad alto rischio segue principalmente due percorsi: sistemi legati a prodotti o componenti di sicurezza nelle condizioni dell’articolo 6 e sistemi destinati agli impieghi elencati nell’Allegato III. Tra questi ultimi figurano determinati utilizzi nella selezione del personale, nella gestione dei lavoratori, nell’istruzione e nell’accesso a servizi essenziali. [6][7]

Un assistente che riformula una comunicazione interna e un sistema che valuta candidati per una posizione lavorativa richiedono analisi differenti. La presenza di una persona che approva il risultato non elimina automaticamente la classificazione ad alto rischio.

L’articolo 6 contempla condizioni per escludere alcuni sistemi dell’Allegato III dal regime dell’alto rischio, quando non presentano un rischio significativo e ricorrono i requisiti previsti. Le eccezioni non sono una libera scelta dell’azienda: vanno motivate. La profilazione di persone fisiche, nel perimetro indicato dalla norma, richiede particolare attenzione. [6]

Esempi di domande per l’analisi iniziale

Utilizzo aziendale

Domanda da approfondire

Assistente per documenti e contenuti: Quali informazioni riceve e chi verifica il risultato?

Chatbot rivolto ai clienti: L’interazione con l’AI è comunicata in modo appropriato?

Strumento di selezione dei candidati: Valuta, classifica o influenza l’accesso al lavoro?

Sistema per assegnare attività al personale: Su quali dati si basa e quali effetti produce sulle persone?

AI integrata in un prodotto: Svolge una funzione di sicurezza rilevante ai fini dell’articolo 6?

Queste domande sono uno strumento di orientamento, non una classificazione definitiva. La valutazione richiede finalità, caratteristiche, contesto e documentazione del singolo sistema.

4. Le scadenze aggiornate: cosa considerare nel piano aziendale

L’applicazione del regolamento è progressiva. Le fonti aggiornate della Commissione riportano le modifiche introdotte dall’AI Omnibus, entrato in vigore il 27 luglio 2026. Le principali date da distinguere sono le seguenti. [1]

Data e ambito principale

1 agosto 2024 - Entrata in vigore dell’AI Act

2 febbraio 2025 - Applicazione dei divieti originari e delle disposizioni sull’alfabetizzazione AI

2 agosto 2025 - Applicazione delle regole di governance e degli obblighi sui modelli di AI per finalità generali, con disposizioni transitorie specifiche

2 agosto 2026 - Applicazione generale, comprese le disposizioni di trasparenza, salvo eccezioni e regimi transitori

2 dicembre 2027 - Regime dei sistemi ad alto rischio negli ambiti dell’Allegato III

2 agosto 2028 - Regime dei sistemi ad alto rischio collegati ai prodotti regolamentati, nell’ambito pertinente dell’articolo 6

Le date devono essere lette insieme alle condizioni e alle disposizioni transitorie applicabili al singolo sistema. Una proroga relativa all’alto rischio non sospende indistintamente gli obblighi già applicabili.

5. Alfabetizzazione AI: competenze coerenti con il lavoro reale

L’articolo 4 riguarda le misure a sostegno dell’alfabetizzazione AI del personale e delle altre persone che operano sui sistemi per conto dell’organizzazione. Dopo le modifiche del 2026, l’obbligo rimane, ma non richiede di garantire un livello specifico di competenza di ogni individuo. La Commissione chiarisce inoltre che non esiste un unico corso o formato obbligatorio per tutte le imprese. [8]

Il tema va quindi affrontato in relazione agli strumenti impiegati, alle persone coinvolte e al contesto. Per chi utilizza sistemi ad alto rischio, resta distinta la necessità di assegnare la supervisione umana a persone con competenza, formazione, autorità e supporto adeguati. [8][9]

Una proposta organizzativa utile è articolare il percorso per funzioni:

·        la direzione approfondisce responsabilità, finalità degli investimenti e criteri di approvazione;

·        chi utilizza gli strumenti apprende limiti, verifica degli output e gestione delle informazioni;

·        acquisti e IT approfondiscono documentazione del fornitore, accessi, configurazioni e aggiornamenti;

·        HR, comunicazione e altre funzioni sensibili lavorano sui propri casi d’uso.

Registrare contenuti, partecipanti e aggiornamenti del percorso aiuta l’organizzazione a verificarne la continuità. È una scelta gestionale da calibrare: non deve essere presentata come un obbligo universale di possedere un “patentino AI”.

6. Trasparenza: chatbot, immagini e testi generati con AI

L’articolo 50 attribuisce obblighi diversi a fornitori e deployer. Per i sistemi destinati all’interazione diretta con persone, il fornitore deve predisporre l’informazione sull’interazione con l’AI, salvo le condizioni ed eccezioni previste. I fornitori di determinati sistemi generativi devono inoltre assicurare la riconoscibilità tecnica degli output artificiali. [10]

Per i deployer, sono rilevanti la divulgazione della natura artificiale dei deepfake e le disposizioni sui testi pubblicati per informare il pubblico su questioni di interesse pubblico. Per questi testi è prevista, tra le altre, un’eccezione collegata alla revisione umana o al controllo editoriale e all’assunzione della responsabilità editoriale. Non esiste un’identica etichetta obbligatoria da applicare indiscriminatamente a qualunque contenuto assistito dall’AI. [10]

Per la comunicazione aziendale, il controllo dovrebbe essere inserito prima della pubblicazione: che contenuto è stato realizzato, con quale intervento dell’AI, come verrà percepito e quali regole gli si applicano?

Una procedura interna può assegnare a chi produce il contenuto il compito di segnalarne l’origine e a chi lo approva la verifica della trasparenza. Questo evita che la decisione sia lasciata all’ultimo momento o a valutazioni incoerenti tra canali.

7. Gli obblighi dei deployer di sistemi ad alto rischio

Nel pertinente regime applicativo, l’articolo 26 richiede ai deployer di sistemi ad alto rischio misure tecniche e organizzative per l’uso conforme alle istruzioni, supervisione umana competente e monitoraggio del funzionamento. Quando controllano i dati di input, devono verificarne pertinenza e rappresentatività rispetto alla finalità. [9]

I log automaticamente generati e sotto il controllo del deployer devono essere conservati per un periodo appropriato, di almeno sei mesi, salvo diversa previsione della normativa applicabile. Sono inoltre disciplinate segnalazioni di rischi e incidenti, sospensione dell’utilizzo nelle situazioni previste e informazione dei lavoratori interessati e dei loro rappresentanti prima dell’impiego sul lavoro. [9]

Queste prescrizioni rendono concreta la necessità di stabilire chi controlla il sistema, chi può interromperlo e a chi vengono comunicati gli eventi anomali. Un’organizzazione preparata deve poter rispondere attraverso processi operativi, non soltanto attraverso una dichiarazione generale di responsabilità.

8. Fornitori ad alto rischio: qualità e gestione del rischio

Per i fornitori di sistemi ad alto rischio, il regolamento prevede un sistema di gestione del rischio e un sistema di gestione della qualità, secondo gli articoli 9 e 17. Il primo accompagna la valutazione e il trattamento dei rischi nel ciclo di vita; il secondo organizza le attività necessarie a soddisfare gli obblighi pertinenti. [11][12]

Per l’impresa fornitrice, ciò suggerisce di integrare il progetto AI nella gestione aziendale: approvazione dei requisiti, controllo delle modifiche, responsabilità documentali, verifiche, gestione delle segnalazioni e coordinamento con le funzioni tecniche.

Acquistare un modello o un componente da un soggetto esterno non risolve da solo queste attività. Occorre chiarire quali informazioni sono disponibili, quali parti rimangono sotto il controllo dell’azienda e quali evidenze servono per il proprio sistema.

9. AI Act, GDPR e valutazioni d’impatto

L’AI Act non sostituisce la disciplina sulla protezione dei dati personali. Occorre verificare anche i trattamenti effettuati attraverso il sistema e gli obblighi pertinenti alla normativa privacy. [2]

Una valutazione d’impatto sui diritti fondamentali ai sensi dell’articolo 27 non è richiesta indistintamente a tutte le imprese che utilizzano AI. La disposizione identifica categorie di deployer e impieghi specifici, tra cui determinati soggetti pubblici, operatori privati che forniscono servizi pubblici e alcuni utilizzi relativi a credito e assicurazioni. Tale valutazione si coordina con la valutazione d’impatto privacy quando applicabile. [13]

Sul piano organizzativo è utile evitare che IT, privacy e responsabili di processo analizzino separatamente lo stesso progetto senza scambiarsi informazioni. Un unico fascicolo operativo può raccogliere descrizione del sistema, flussi informativi, valutazioni pertinenti, decisioni e aggiornamenti, mantenendo distinti gli adempimenti richiesti da ciascuna disciplina.

10. Il ruolo della ISO/IEC 42001

La ISO/IEC 42001:2023 definisce requisiti per un sistema di gestione dell’intelligenza artificiale, applicabile a organizzazioni che sviluppano, forniscono o utilizzano prodotti e servizi basati sull’AI. Offre una struttura per governare politiche, obiettivi, processi, rischi e miglioramento continuo. [14]

Può essere un riferimento utile per rendere sistematica la gestione, ma non equivale all’AI Act. Una certificazione ISO/IEC 42001 non costituisce automaticamente la prova di conformità a tutti gli obblighi del regolamento, né sostituisce l’analisi del caso d’uso e del ruolo dell’organizzazione.

In un percorso aziendale, lo standard può aiutare a collegare responsabilità, controllo dei fornitori, gestione delle modifiche e verifica dei risultati. La sua integrazione con sistemi già presenti deve essere progettata sul perimetro concreto dell’impresa, evitando documenti paralleli che non trovano applicazione nel lavoro quotidiano.

11. Sanzioni: leggere correttamente i massimali

L’articolo 99 prevede massimali differenziati: fino a 35 milioni di euro o al 7% del fatturato mondiale annuo per le violazioni dei divieti; fino a 15 milioni o al 3% per determinate altre violazioni; fino a 7,5 milioni o all’1% per informazioni inesatte, incomplete o fuorvianti fornite nei casi disciplinati. In via generale, per le imprese si considera il valore maggiore, con regole specifiche più favorevoli per le PMI e ulteriori disposizioni per le small mid-cap companies. [15]

Sono tetti sanzionatori, non importi automatici. La concreta applicazione dipende dalla violazione, dalle circostanze e dal regime pertinente. Non è corretto presentare il massimo del 7% come conseguenza di qualunque utilizzo non organizzato dell’AI.

La gestione aziendale dovrebbe considerare anche effetti non sanzionatori: errori nelle decisioni, informazioni divulgate impropriamente, interruzioni operative e perdita di fiducia. La prevenzione acquista valore quando riduce questi problemi nel lavoro reale.

12. Un percorso operativo per partire

Una diagnosi iniziale può essere organizzata in sei attività. Sono una proposta di metodo, da dimensionare in funzione degli obblighi individuati e della complessità aziendale.

Censire gli utilizzi

Raccogliere strumenti acquistati, funzionalità integrate nei software e sperimentazioni dei reparti. Per ogni utilizzo, indicare funzione, finalità, persone coinvolte e informazioni trattate.

Stabilire il ruolo e il perimetro

Distinguere chi fornisce il sistema, chi lo utilizza e quali modifiche sono state introdotte. Identificare i casi da sottoporre ad approfondimento normativo e tecnico.

Valutare gli impatti

Analizzare come un errore può influire su persone, clienti e attività. Considerare la possibilità di individuare l’errore, correggerlo e ripristinare un processo alternativo.

Definire responsabilità e regole

Stabilire chi approva nuovi strumenti, quali utilizzi sono consentiti, quali informazioni possono essere inserite e quando è richiesta una verifica dell’output. Collegare le regole a responsabilità realmente esercitabili.

Sviluppare competenze

Preparare iniziative coerenti con le attività dei destinatari. Usare esempi aziendali: un documento inesatto, una risposta al cliente da verificare, una decisione che non può essere accettata senza analisi.

Monitorare e aggiornare

Rivedere il quadro quando cambiano fornitore, versione, finalità o modalità d’impiego. Una valutazione iniziale perde utilità se il sistema viene trasformato senza un nuovo controllo.

L’output utile di questo percorso non è soltanto una relazione: è un insieme di decisioni, responsabilità e azioni che l’impresa può utilizzare. Un registro degli impieghi, una policy proporzionata e un piano di miglioramento possono costituire una base concreta, senza presumere che siano sufficienti per ogni obbligo normativo.

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Il primo confronto serve a comprendere quali strumenti vengono utilizzati, dove incidono sull’organizzazione e quali approfondimenti sono necessari. Da questa analisi si può costruire un percorso proporzionato: definire le priorità, chiarire i ruoli, organizzare le iniziative formative e valutare l’integrazione dell’AI nei sistemi di gestione, anche con riferimento alla ISO/IEC 42001.

L’obiettivo è rendere l’adozione dell’AI consapevole, verificabile e coerente con le esigenze dell’impresa, coordinando le competenze organizzative con quelle tecniche e legali richieste dal progetto.

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Fonti e riferimenti

Il contenuto ha finalità informativa e organizzativa. La qualificazione del singolo sistema e degli obblighi applicabili richiede una valutazione specifica. Le date e i riferimenti sono aggiornati al 13 ottobre 2026.

1. Commissione europea — AI Act e calendario aggiornato — https://digital-strategy.ec.europa.eu/en/policies/regulatory-framework-ai.

2. AI Act Service Desk — Articolo 2, ambito di applicazione — https://ai-act-service-desk.ec.europa.eu/en/ai-act/article-2.

3. AI Act Service Desk — Articolo 3, definizioni — https://ai-act-service-desk.ec.europa.eu/en/ai-act/article-3.

4. AI Act Service Desk — Articolo 25, responsabilità nella filiera — https://ai-act-service-desk.ec.europa.eu/en/ai-act/article-25.

5. AI Act Service Desk — Articolo 5, pratiche vietate — https://ai-act-service-desk.ec.europa.eu/en/ai-act/article-5.

6. AI Act Service Desk — Articolo 6, classificazione ad alto rischio — https://ai-act-service-desk.ec.europa.eu/en/ai-act/article-6.

7. AI Act Service Desk — Allegato III — https://ai-act-service-desk.ec.europa.eu/en/ai-act/annex-3.

8. Commissione europea — Domande e risposte sull’alfabetizzazione AI — https://digital-strategy.ec.europa.eu/en/faqs/ai-literacy-questions-answers.

9. AI Act Service Desk — Articolo 26, obblighi dei deployer — https://ai-act-service-desk.ec.europa.eu/en/ai-act/article-26.

10. AI Act Service Desk — Articolo 50, trasparenza — https://ai-act-service-desk.ec.europa.eu/en/ai-act/article-50.

11. AI Act Service Desk — Articolo 9, gestione del rischio — https://ai-act-service-desk.ec.europa.eu/en/ai-act/article-9.

12. AI Act Service Desk — Articolo 17, sistema di gestione della qualità — https://ai-act-service-desk.ec.europa.eu/en/ai-act/article-17.

13. AI Act Service Desk — Articolo 27, valutazione d’impatto sui diritti fondamentali — https://ai-act-service-desk.ec.europa.eu/en/ai-act/article-27.

14. ISO — ISO/IEC 42001:2023 — https://www.iso.org/standard/42001.

15. AI Act Service Desk — Articolo 99, sanzioni — https://ai-act-service-desk.ec.europa.eu/en/ai-act/article-99.